Je číslo mobilního telefonu zaměstnance osobním údajem?
Je číslo mobilního telefonu zaměstnance osobním údajem? Je možné ho uchovávat ve firemní databázi?
Vlastimil K.
Odpovídá
Číslo mobilního telefonu zaměstnance je osobním údajem. Při zpracovávání osobních údajů zaměstnance se zaměstnavatel musí řídit jednak zákoníkem práce, ale i GDPR. GDPR ve svém čl. 5 stanoví mimo jiné povinnost uchovávat a zpracovávat osobní údaje přiměřeně, relevantně a omezeně v nezbytném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány. Tedy uchovávat soukromé telefonní číslo zaměstnance je možné, pokud je to nezbytně nutné k plnění pracovních povinností zaměstnance.
Zaměstnavatel musí zbystřit již ve chvíli, kdy obdrží životopis uchazeče, který se uchází o zaměstnání. Životopisy zpravidla obsahují osobní údaje jako jméno, přímení, datum narození, telefonní číslo či e-mail. V rámci výběrového řízení může zaměstnavatel osobní údaje uchazečů, tj. i jejich telefonní čísla, zpracovávat i bez souhlasu uchazečů. Pokud uchazeč ve výběrovém řízení neuspěje, tak by měl zaměstnavatel veškeré jeho osobní údaje vč. telefonního čísla zlikvidovat. Na druhou stranu může neúspěšný uchazeč o zaměstnání dát zaměstnavateli souhlas s uchováním jeho osobních údajů vč. telefonního čísla v databázi zaměstnavatele. V takovém případě se doporučuje zajistit písemný souhlas neúspěšného uchazeče. Souhlas s uchováváním osobních údajů může neúspěšný uchazeč kdykoliv odvolat.
Během trvání pracovního poměru může zaměstnavatel dle ust. § 312 zákoníku práce vést tzv. osobní spis zaměstnance. V osobním spise zaměstnance může zaměstnavatel uchovávat i osobní údaje, které zaměstnavatel nutně nepotřebuje. Do této kategorie můžeme zařadit právě i soukromé telefonní číslo zaměstnance. Avšak zaměstnavatel musí mít právní základ pro uchovávání telefonního čísla zaměstnance. Tento základ může vyplývat z plnění smlouvy (např. pracovní smlouvy), z oprávněného zájmu zaměstnavatele (např. pro zajištění efektivní komunikace v rámci firmy), nebo ze souhlasu zaměstnance, pokud jde o využití údajů nad rámec běžných pracovních povinností. Tedy pokud zaměstnavatel nutně nepotřebuje soukromé telefonní číslo zaměstnance s ohledem na povahu vykonávané práce či pro účely plnění pracovní smlouvy, tak záleží na zaměstnanci, zda své soukromé telefonní číslo poskytne.
Pokud zaměstnavatel uchovává telefonní číslo zaměstnance vč. dalších osobních údajů, které nejsou nutné k výkonu zaměstnání, tak musí zaměstnance informovat kdo a jaké osobní údaje zpracovává, k jakému účelu tak činí, zda je předává třetím osobám a kdo má k osobním údajům přístup.
Nutno dále připomenout, že osobní údaje zaměstnance vč. jeho telefonního čísla musí být uchováváno pouze pro konkrétní a legitimní účely, které jsou předem definovány a sděleny zaměstnanci. Například pro účely interní komunikace, nouzových situací, nebo pro plnění pracovních povinností.
Po skončení pracovního poměru zaměstnavatel může telefonní číslo bývalého zaměstnance a další jeho osobní údaje uchovávat jen po nezbytně nutnou dobu, po kterou trvá povinnost zaměstnavatele uchovávat osobní údaje zaměstnanců či trvá oprávněný zájem zaměstnavatele. Povinnost zaměstnavatele uchovávat některé dokumenty zakotvuje např. zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Štítky:
Povinnosti správce,
Smlouva,
Účel zpracování,
Zaměstnanci
Související dotazy
Odpovídá Vladimír Paclík
U hromadných akcí, ať už se konají v České republice nebo mimo ni, je pro Vás klíčové zajistit řádný smluvní vztah s organizátorem akce. Fotografie...
Odpovídá Mgr. Nikola Dohnalová
Ne, všechny organizace nemají povinnost mít pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřence pro ochranu osobních údajů musí organizace jmenovat...
Odpovídá Vladimír Paclík
Pokud chcete používat fotografie modelek, klientek či jiných osob na svém webu a sociálních sítích potřebujete od nich souhlas se zpracováním...