Praxe s nadbytečným vyžadováním souhlasů ve školství přetrvává

V úvodu školního roku Úřad pro ochranu osobních údajů upozorňuje na přetrvávající nesprávné chápání souhlasu se zpracováním osobních údajů ve školství. S tím je spojena špatná praxe spočívající ve vyžadování nadbytečných souhlasů rodičů se zpracováním osobních údajů dětí při aktivitách, které jednoznačně patří do povinné náplně činnosti školy anebo s ní úzce souvisí.

Činnosti školy a školská zařízení přirozeně zahrnují řadu zpracování osobních údajů, které vykonávají z důvodu plnění veřejného zájmu nebo v souvislosti s výkonem právních povinností. Jedná se zejména o následující situace spojené s provozem školy:

• Vedení školské evidence a dalších agend vyžadovaných zvláštními předpisy
• Vedení záznamů o účasti žáků na soutěžích či olympiádách 
• Vystavování podepsaných výtvorů žáků v prostorách školy či mimo školu 
• Používání jmenovek v šatnách
• Použití evidencí k narozeninovým přáním
• Řešení deliktů žáků a to i bez účasti Policie ČR

Ve všech výše uvedených případech musí být školští pracovníci i vedení školy připraveni podat základní srozumitelnou informaci o rozsahu a způsobu zpracování údajů. Podrobnější informaci v případě potřeby podá pověřenec školy.

Rutinní zpracování osobních údajů ve školských zařízeních nelze zakládat na souhlasu ani v v situacích pověření, svolení či dohod se zákonnými zástupci dítěte.

Běžným důvodem zpracování osobních údajů může také být plnění smlouvy. V těchto případech je potřebné věnovat pozornost přihlašovacím formulářům, tiskopisům a přiloženým informacím, určeným rodičům a dalším zákonným zástupcům dětí. Informace musí být formulovány jasným a srozumitelným způsobem, osvětlujícím, k čemu budou osobní údaje používány. Jedná se zejména o případy:

• Předplatné družin či stravného
• Přihlašování do kroužků, na akce školy (výlety apod.) 
• Určení osob oprávněných k vyzvedávání dítěte z družiny
• Poskytnutí přístupu do elektronické žákovské knížky
• Doložení potvrzení o bezinfekčnosti a evidence

Více informací a další příklady naleznete na webu ÚOOÚ v rubrice Poradna a v sekci Často kladené otázky ze školství.

• Praxe s nadbytečným vyžadováním souhlasů ve školství přetrvává

Téma: Dokumentace GDPR, Zdroj: Úřad pro ochranu osobních údajů; Obrázek: Pixabay
Štítky: Dozorový úřad, GDPR pro školy, Osobní údaje dětí, Souhlas se zpracováním